Sandefjord kommune har ca 65 000 innbyggere med 2800 ansatte i Helse og Omsorg (HSO).

Egen avdeling for digitalisering

HSO Digitalisering og utvikling består av 10 ansatte og er seksjonsovergripende, med ansvar for system, kompetansehevingstiltak, fagutvikling, velferdsteknologi, implementering og utvikling. Avdelingen hadde oppstart i februar 2020 rett før pandemien, og fikk mange oppgaver i forbindelse med det.
Avdelingen jobber tett på praksis og er bindeleddet mellom overordnede mål og føringer, tenke systemer og hvordan avdelingen skal nå praksis.

Et av prosjektene har siden våren 2020 har vært utvikling og implementering av SmartMed.

Hva er SmartMed?

SmartMed er en mobilklient eller app for CosDoc som er integrert i velferdsteknologien. Dette gir en unik mulighet til å håndtere de planlagte oppgavene fra journalsystemet med velferdsteknologi, rett fra samme app. Ved for eksempel planlagt tilsyn kan man gjøre dette digitalt direkte i appen, samtidig som det journalføres automatisk. Appen sørger for at alle ansatte aktivt benytter teknologi i rutinearbeidet på en sømløs måte.

I samme app håndteres også det uplanlagte. Alle varsler fra alarmer, sensordata, tilsyn, posisjoneringsdata kommer automatisk opp i displayet og kan sjekkes av for – samtidig som det journalføres tilbake.
Kommunikasjonen forenkles også mellom avdelinger og ansatte – og alt skjer på mobilen.

EPJ-system som snakker med oppgavene

Alle kommuner administrerer alt gjennom EPJ-systemet. SmartMed arver alt av oppsett og informasjon og bygger automatisk de strukturene som trengs for at avanserte algoritmer skal virke.

Slik blir EPJ-en i din kommune bedre enn før, og du slipper at de ansatte skal kunne betjene mange systemer. Hverdagen blir mer sømløs og effektiv, slik at tiden kan brukes der det er mest behov.

Med SmartMed får avdelingen det beste av to verdener. Den beste mobile EPJ-klienten og den beste plattformen for velferdsteknologi.

Slik gjorde Sandefjord det

-Det har hele tiden vært sentralt for oss at vi ønsket alle løsninger på en plattform og at det skulle være integrasjon mot EPJ CosDoc, forteller Marit Dale Petersen, Leder HSO Digitalisering og utvikling i Sandefjord kommune.

-Vi startet med SmartVakt (velferdsteknologiplattform og app for mottak av alarmer) i hjemmetjenesten i 2018. Når vi etter hvert forstod at det var en mulighet for å få også journalopplysninger og arbeidsplan inn på denne flaten, ønsket vi å samhandle for å finne en god løsning, sier Marit.

Pilotprosjekt satte føring

Pilotprosjektet startet i én avdeling med få personer. Etter en tid utvidet piloten til å inkludere flere personer, i tillegg til 1 person fra natt tjenesten som hadde god erfaring med nettbrett/CosDoc+.

Det var til tider vanskelig å få input fra ansatte, samtidig at volum av ressurspersoner var beskjedent. To nye enheter med til sammen 15 personer ble invitert inn i pilotprosjektet. Begge hadde tidligere erfaring med CosDoc+. Med større volum av testpersoner ble feil og mangler avdekket raskere.

I dag er samtlige avdelinger fra hjemmetjenester og praktisk bistand i gang med SmartMed, totalt 17 enheter og ca 170 ansatte på dagvakt. Sandefjords erfaring er at ytelsen ikke blir påvirket selv om mange flere er pålogget SmartMed enn tidligere med CosDoc+.

Opplæring er nøkkelen til suksess

I opplæringsperioden ble helsepersonell gitt opplæring via Teamsmøter, og gjerne ved vaktskifte for å dekke opp behovet. Opplæring ble etterpå gitt av hver avdeling, til de ansatte som ikke var på jobb i dagene i opplæringsperioden. Det var satt av 30 minutter, som var tilstrekkelig for å gjennomgå appen. Ansatte var pålogget på egne telefoner. På storskjerm viste opplæringsansvarlig sin egen telefon. De hadde opprettet vaktkode på seg selv med pasientoppdrag på arbeidsliste slik at det var gjenkjennbart for ansatte ved gjennomgang av oppdrag og journalinnhold.

Til sammen er det nå gitt opplæring til mer enn 600 ansatte og det hadde vært en smidig prosess.

Gevinster de ansatte opplever

• Tilgang til opplysninger
• Oppdatert legemiddelark – kontrollpunkt
• Mulighet for fortløpende dokumentasjon
• Økt sikkerhet, arbeidsliste på telefon
• Alt på samme plattform/app
• Bidrar aktivt med tilbakemeldinger

Vil du vite mer om SmartMed? Book et møte med oss!